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Requisitos y condiciones para la instalación de videocámaras en comunidades de propietarios

- Para la instalación de cámaras en zonas comunes será necesario el acuerdo de la Junta de propietarios y deberá quedar reflejado en las actas de dicha Junta. (La mayoría necesaria será de 3/5 salvo en Cataluña que bastará con mayoría simple)

- Se recomienda que en el acuerdo se reflejen algunas de las características del sistema de videovigilancia, así como el número de cámaras o el espacio captado por las mismas. Muy especialmente, será necesario hacer constar específicamente la ubicación de las cámaras en el acuerdo de la junta cuando se decida montar cámaras en piscinas comunitarias.

La legitimación para el tratamiento de datos de carácter personal

- Se debe configurar el registro de actividades de tratamiento referido a las videocámaras así como el correspondiente ANALISIS DE RIESGOS.

- El análisis DE RIESGOS ES LA OBLIGACIÓN MÁS IMPORTANTE EN MATERIA LOPD ya que debe identificar los elementos técnicos que tratan los datos (cámaras, grabadores o sistemas) y su ubicación y prestaciones con la finalidad de establecer los controles y medidas de seguridad adecuadas que garanticen las libertades y los derechos de las personas afectadas.

- Para una adecuada gestión de riesgos es necesario llevar a cabo un profundo proceso de identificación, evaluación y tratamiento de aquellos riesgos derivados de cualquier actividad de tratamiento

Instalación

- Se instalarán en los distintos accesos a la zona videovigilada y, en lugar visible, uno o varios carteles que informen de que se accede a una zona videovigilada. El cartel indicará de forma clara que se trata de una zona videovigilada, la identidad del responsable del tratamiento (comunidad) y ante quién y dónde dirigirse para ejercer los derechos (DPO, presidente o administrador) que prevé la normativa de protección de datos.

- Las cámaras solo podrán captar imágenes de las zonas comunes de la comunidad. No podrán captarse imágenes de la vía pública a excepción de una franja mínima de los accesos (puertas , portalones o portales) al inmueble. Tampoco podrán captarse imágenes de terrenos y viviendas colindantes o de cualquier otro espacio ajeno o privativo. Si se utilizan cámaras orientables y/o con zoom, será necesaria la instalación de máscaras de privacidad para evitar captar imágenes de la vía pública, terrenos y viviendas de terceros, incluidos los espacios privativos (las puertas de las fincas de los vecinos o sus plazas de garaje).

- La instalación de cámaras dentro de ascensores no plantea problemas legales pero es necesaria la autorización de la intervención técnica por parte de la empresa mantenedora del ascensor por ser la única legitimada para intervenir en su interior.

- Si se pretende que las imágenes puedan ser utilizadas para el control de los trabajadores, existen requisitos adicionales que se deben cumplir. Información específica a los trabajadores (no basta la genérica del cartel), justificación de la necesidad de aquel control y descripción de las medidas de proporcionalidad del sistema vinculado al control laboral (en al Análisis de Riesgos) , entre otras.

Grabación y acceso a la información

- La contratación de un servicio de mantenimiento del sistema de cámaras externo o la instalación de las cámaras por un tercero no exime a la comunidad del cumplimiento de la legislación de protección de datos. Las empresa que puedan acceder por motivos de mantenimiento o uso (vigilancia) deben documentar su acceso mediante un contrato de acceso por cuenta de terceros (obligatorio).

- El acceso a las imágenes estará restringido a las personas designadas en registro de accesos (ANALISIS DE RIESGOS-DOCUMENTO DE SEGURIDAD) por la comunidad de propietarios. El acceso a las imágenes nunca podrá ser colectivo. El destino de las imágenes sólo podrá ser el siguiente:

* Policial Judicial. Como fuente de prueba de un hecho necesitado de tutela judicial o policial.
* Acceso (documentado) por parte de una persona que ejerce su derecho, según el procedimiento que se regule en el ANALISIS DE RIESGOS- DOCUMENTO DE SEGURIDAD.

- El sistema de grabación se ubicará en un lugar vigilado o de acceso restringido. A las imágenes grabadas accederá solo el personal autorizado, que deberá introducir un código de usuario y una contraseña.

- En caso de que el sistema de cámaras sea visualizado de forma continua, por imperativo de la Ley de Seguridad Privada, aquella persona deberá ser siempre un VIGILANTE DE SEGURIDAD procedente de una empresa de seguridad homologada. Nunca podrá ejercer la función de un vigilante un conserje o un auxiliar. La infracción de esta obligación supondrá para la comunidad una sanción de 20.000€ por servirse de personal no acreditado para ejercer funciones de seguridad.

- Los conserjes y auxiliares (no vigilantes de seguridad), solo podrán acceder a la visualización puntual (no continua) de aquellas cámaras (no todas) que se refieran al control de puertas y accesos o de calderas e instalaciones.

- Si el acceso se realiza con conexión a internet, se restringirá igualmente con un código de usuario y una contraseña (o cualquier otro medio que garantice la identificación y autenticación unívoca), que solo serán conocidos por las personas autorizadas a acceder a las imágenes.

- Las imágenes serán conservadas durante un plazo máximo de un mes desde su captación. Las imágenes que se utilicen para denunciar delitos o infracciones se acompañarán a la denuncia y será posible su conservación para ser entregadas a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad o a los Juzgados y Tribunales que las requieran. No podrán utilizarse para otro fin.

- La petición de imágenes por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad se realizará en el marco de actuaciones judiciales o policiales. En este caso, la comunidad conservará la solicitud. El requerimiento al titular del tratamiento será el documento que ampare a este para comunicar datos a las mismas o a los Juzgados y Tribunales que los requieran.

( FUENTE: GUÍA DE PROTECCIÓN DE DATOS PARA ADMINISTRADORES DE FINCAS DE LA AGPD con comentarios de LEXCAM).