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Empresa
26 May '20

Actiu elabora una guía para ayudar a las empresas a adecuar sus oficinas a las medidas de seguridad e higiene ante el Covid-19

Mamparas protectoras, mobiliario flexible y reducción de la densidad, recomendaciones de Actiu para adaptar las oficinas al Covid-19. Las propuestas alcanzan también los espacios de home office con recomendaciones sobre ergonomía y materiales

Actiu, empresa dedicada a ofrecer soluciones de mobiliario para los espacios de trabajo, ha editado una completa guía con recomendaciones para garantizar la seguridad y el bienestar de las personas en los lugares de trabajo ante la amenaza del Covid 19.

A partir de diferentes líneas de actuación, la guía Cómo adaptar un espacio de trabajo ante el Covid19 recoge una serie de consejos y propuestas que van desde adecuar el espacio hasta optar por elementos físicos de contención como mamparas protectoras, pasando por un rediseño de las oficinas y de todas las salas enfocado a reducir los desplazamientos internos al máximo.

Como especialistas en el diseño de espacios optimizados para la eficacia y la eficiencia en el trabajo a través de sus productos, Actiu señala que, en estos momentos, las cuestiones que más preocupan son "adaptar entornos de trabajo y socialización a las nuevas condiciones sanitarias e higiénicas, compaginar el teletrabajo con la oficina o garantizar la seguridad en espacios de coworking y ocio".

El teletrabajo es sólo el primer paso de una profunda reconfiguración de los espacios de trabajo. Open spaces hasta hace poco multitudinarios pasarán a acoger puestos individuales que respetan la distancia de seguridad; salas de reuniones, eventos o conferencias, que limitan su capacidad o se reconvierten en zonas operativas 'seguras', son algunos de los ejemplos de esta transformación.

Recomendaciones para espacios de trabajo seguros

La guía elaborada por Actiu aglutina las recomendaciones en varias áreas de actuación. Por un lado, aquellas que tienen que ver con la circulación, la distancia de seguridad y los puntos de higiene accesibles, indicados mediante información visual clara y visible. Por ello, la marca apuesta por duplicar el espacio reservado por persona. Si antes hablábamos de 11 m2, con las nuevas medidas de seguridad éste debería incrementarse hasta los 22 m2.

En este sentido Actiu aplica su experiencia y su modelo Cool Working a los distintos estilos de trabajo de la oficina (concentración, socialización, aprendizaje, colaboración y privacidad), para facilitar el equipamiento y rediseño de espacios centrados en la salud de los trabajadores.

El mobiliario, por tanto, deberá ser el adecuado para un espacio que garantice la distancia de seguridad de sus empleados. Sin embargo, teniendo en cuenta que estas exigencias pueden cambiar con el tiempo, desde Actiu recomiendan optar por soluciones en las que prime la apertura y la flexibilidad como mesas con alturas regulables como Talent y Mobility y sillas operativas versátiles y ergonómicas como TNK Flex y eFit.

Resulta interesante escoger opciones móviles, apilables en el caso de las sillas y abatibles en las mesas, de manera que el espacio pueda reconfigurarse atendiendo a las necesidades que vayan surgiendo.

Es recomendable que la mesa sea poco reflectante, que tenga las dimensiones suficientes y que permita colocar de manera flexible la pantalla, el teclado y los documentos y materiales necesarios. Las mesas Prisma y Vital resultan muy útiles.

En cuanto a las sillas operativas y de confidente deben ser estables y proporcionar libertad de movimiento y una postura confortable. En las primeras, debe primar la regulabilidad de la altura del asiento y del respaldo, que debe ser reclinable, mientras que, en el caso de las sillas de confidente, su respaldo debe permitir una sentada cómoda. Stay y Cron son opciones muy funcionales de sillas de oficina mientras que Noom y Whass aportan versatilidad a cualquier espacio y momento del día. Para escoger soluciones de almacenamiento, es fundamental tener en cuenta las dimensiones concretas, la estabilidad y los sistemas antivuelco y los sistemas de cierre de seguridad. Bucks, sistemas de archivo Longo y On Time, entre otros, son opciones que toman en consideración estos factores y que a su vez también permiten generar distancias de seguridad.

Home Office complementario y en condiciones adecuadas

Aunque el teletrabajo no va a sustituir a la oficina tradicional, es posible que se imponga este método de trabajo para dar respuesta a distanciamientos intermitentes. En la búsqueda de la mejor solución para combinar el trabajo presencial y en remoto, las empresas deben asegurarse de que sus empleados dispongan de todo lo necesario para desempeñar su trabajo con las mismas condiciones de productividad y bienestar. Para ello, según Actiu, no basta con implementar las herramientas colaborativas online, sino que será necesario dotar los home office de un mobiliario con tecnología incorporada y adaptado a los cambios inesperados de uso y aforo.

Contar con una buena calidad del aire, a través de una adecuada ventilación, temperatura y humedad y una iluminación que respete el ritmo circadiano de las personas, son también aspectos que deben tenerse en cuenta a la hora de reinventar estos nuevos espacios de trabajo.

La tecnología, la gran aliada

No solo ha demostrado su eficacia en los momentos más exigentes del confinamiento obligatorio, sino que la tecnología se ha erigido como el único medio para transitar hacia la nueva normalidad de forma efectiva.

En los espacios de trabajo, será importante la sensorización para detectar el movimiento de las personas dentro de la oficina y confirmar el distanciamiento en los puestos operativos y espacios de socialización. Cuando el mobiliario está sensorizado puede controlarse mejor la seguridad.
Una completa guía que detalla todo tipo de medidas concretas para los espacios de trabajo para garantizar la seguridad y el bienestar de los empleados, una premisa que siempre ha estado en la filosofía de Actiu.

Algunos Tips de la guía "Cómo adaptar un espacio de trabajo ante el Covid-19"
Densidad

• Reducir el número de sillas para reducir la tasa de ocupación
• Alternar los asientos en los puestos de trabajo
• Utilizar pantallas de separación como mamparas para divisorias de mesa en los puestos de trabajo
• Separación entre sillas/puestos para zonas de reunión y colaboración
• Delimitar zonas de movimiento/circulación
• Reubicación de mobiliario auxiliar y/o elementos de mayor facilidad de transporte
• Señalización de zonas de cruce, preferencias y puntos de higiene.

Concentración

• Ampliar de 11m2 a 22m2 por persona.
• Realizar la incorporación escalonada y progresivamente, 60%-80% (100% en el mejor de los casos).
• Fomentar el teletrabajo con aquellos perfiles que lo puedan realizar para descongestionar el espacio e ir ocupándolo progresiva y escalonadamente.
• Turnos de trabajo por equipos a lo largo de la jornada laboral, partiendo equipos en mañana y tarde con el fin de limitar el aforo y evitar aglomeraciones de trabajadores en la oficina

Socialización

• Reducir el aforo a 4 personas cada 10m2.
• Respetar la medida recomendada de 2m siempre que sea posible.
• Separar las mesas entre sí con mamparas o elementos divisorios.
• Ampliar la distancia entre mesas y sillas reduciendo el aforo y mejorando los pasos.
• Respetar flujos de paso y esperar a que pase la persona sin forzar un encuentro intentando mantener una distancia de 1m como mínimo.
• Al ser un espacio de alta concurrencia, marcar unas direcciones de paso intentando mantenerlas siempre libres para evitar las aglomeraciones en zonas de circulación, respetando las personas sentadas el turno para levantarse y acceder a estas.
Aprendizaje

• Reducir aforo en un 60-70%.
• Ubicar las mesas o sillas en posiciones que permitan la correcta circulación del espacio y queden siempre los dos puestos a los lados libres.
• Uso de pantallas y de elementos que faciliten la conectividad
• Realizar clases online al 100% o alternar parte presencial y otra online para reducir la densidad del espacio.
• Colocación de mamparas y divisorias entre las mesas para aportar más seguridad y poder conseguir un mayor aforo, siempre respetando las medidas de higiene y seguridad.
• Mantener limpio y libre de elementos el puesto o mesa para su fácil desinfección y limpieza.
• Situar puntos de higiene en el acceso al aula para desinfectarse antes de entrar y al salir y ventilar mínimo 15 min antes de ocupar.

Colaboración

• Reducir la capacidad de las salas a la mitad el aforo o un 60%
• Utilizar las salas solo cuando sea imprescindible.
• Apoyo con pantallas para favorecer la conexión del resto de participantes desde casa o en otro punto de la oficina.
• Reducir tiempos de reunión, realizando estas más concretas y eficientes. Entre 15-30 min
• Acceder respetando distancias y flujo sentándose solo en una silla, dejando la del lado libre o respetando el espacio y no cambiando de puesto.
• Situar paneles de protección tanto frontales como laterales para aportar más seguridad a la sala.
• Mantener un orden de entrada, los primeros sentándose en las sillas más lejanas a la entrada y los últimos en las más próximas, para salir lo realizaremos a la inversa.
• No dejar ningún elemento sobre la mesa que dificulte su limpieza.
• Situar puntos de higiene a la entrada o cerca de las mesas para su uso antes y después de utilizar las salas.
• Realizar una correcta ventilación de mínimo 15 min antes de ocupar.
• Dejar las puertas abiertas en todo momento.

Privacidad

• Que sean siempre utilizados por el mismo usuario o restringir su uso a ciertas tareas puntualmente en la jornada.
• Si dispone de mesa de reunión auxiliar, limitar el aforo al 50-60%, separar sillas de la mesa o situar mamparas frontales para la realización de la reunión.
• Limitar el uso de confidentes a una persona y siempre utilizando mamparas frontales y ampliando la distancia entre estos.
• Realizar fuera del despacho todas las tareas que no sean exclusivamente de trabajo en concentración.
• Respetar turnos para entrar y salir del despacho y realizarlo ordenadamente, al entrar ocupar un sitio para permitir el acceso al siguiente compañero, de igual manera al salir de este.
• Respetar las distancias mínimas de 2 m, utilizando el espacio y situando a los usuarios dentro de él para respetar estas distancias.
• Mantener limpio y libre de elementos el puesto o mesa para su fácil desinfección y limpieza.
• Ubicar punto de higiene cerca de la puerta o en el acceso para su utilización al entrar y salir del despacho.
• Realizar una correcta ventilación de mínimo 15 min antes de ocupar.

Home Office

• Saber organizarse para que el hogar no se convierta en una oficina los siete días de la semana.
• Crear un espacio de oficina dentro de casa: una buena conexión a Internet, un ordenador, una silla ergonómica que cuide de la salud mientras se trabaja, un escritorio y espacio de archivo
• La elección del mobiliario debe seguir criterios de diseño, funcionalidad y comodidad para facilitar la creatividad, el bienestar y la productividad.
• Pasamos una media de 9h y 19 minutos en el puesto de trabajo, la gran mayoría, sentados delante de un ordenador. Hay que cuidar la postura y el ambiente y mantener hábitos saludables en el trabajo. Una mala postura puede ocasionar problemas graves de salud.
• Si es posible, llevar a casa la silla de la oficina
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